Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De secretaresse II is gericht op het faciliteren van het functioneren van de manager van een grootschalige/multi-disciplinaire afdeling of de bedrijfsleider van een kleinere vestiging. Daarnaast is hij/zij gericht op het verzorgen van in- en externe informatievoorziening en operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening ten behoeve van de afdeling/vestiging. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 6, 7 (referentie) en 8 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: niet van toepassing.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
In- en externe informatievoorziening	verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties; aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen; binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.	kwaliteit van de informatievoorziening: juistheid, volledigheid, tijdigheid; juiste afweging van prioriteiten, belangen.
Faciliteren van het functioneren van de manager	periodiek voeren van afstemmingsoverleg gericht op ondermeer het: afstemmen van en informeren over stand van zaken, onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden; doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties e.d.; maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten; geven van uitvoering aan gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.; invulling geven aan projecten, nader specificeren van het ‘project’, opvolging geven aan overeengekomen acties, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen; vervaardigen van overzichten zodat de manager inzicht heeft/houdt in de stand van zaken m.b.t. de activiteiten/ resultaten binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein, verzamelen van informatie, verrichten van berekeningen e.d.; inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de manager.	kwaliteit van de ondersteuning in termen van: juiste afweging van prioriteiten; juiste afweging van belangen; tijdig attenderen op relevante zaken; opvolging van afspraken; aansluiting op gewenste ondersteuning door de manager.
Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening	redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages, notities e.d. aan de hand van concepten dan wel globale aanwijzingen over de inhoud; voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen door o.m. het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten; beheren van archieven en daartoe opbergen van stukken, completeren van dossiers, op verzoek aanleveren van informatie en tijdig opschonen van archief; bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader; organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen e.d.	kwaliteit van de uitvoering in termen van: geldende procedures; regelingen; gebruik systemen; conform huisstijl; toegankelijkheid stukken voor collega’s; terugvindbaarheid van stukken; tevredenheid contactpersonen.

Bezwarende omstandigheden

• Soms eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij werken met de PC.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 4 werk- en denkniveau (bij voorkeur administratief/ secretarieel of vergelijkbaar);
• uitstekende mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid (Nederlands);
• mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid in één vreemde taal (normale eis t.a.v. woordkeus en stijlgebruik).

Competenties / gedragsvoorbeelden

Betrouwbaar / Integer:

• gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
• heeft de moed achter zijn daden te staan.

Initiatief nemen:

• begint uit zichzelf, wacht niet af;
• heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
• kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
• ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Flexibiliteit:

• staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
• schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
• accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.

Oog voor detail / Nauwgezet:

• is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
• is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
• werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Samenwerken:

• stelt het gezamenlijke belang boven het eigen belang;
• helpt collega’s ook zonder dat ze er om vragen;
• gaat uit van het motto ‘vele handen maken licht werk’;
• heeft een prettige en plezierige omgang met collega’s.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.