Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

Het aandachtsgebied van de facilitaire dienst omvat naast het verblijfsgereed maken van gastenkamers en de schoonmaakwerkzaamheden in de algemene ruimtes ook het algemeen (1e lijns) technisch onderhoud van het pand en de buitenterreinen. Het hoofd facilitaire dienst II stuurt de medewerkers facilitaire dienst aan via tussenchefs waarbij de focus ligt op de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen (normkosten/-uren, efficiencyverbetering, voorbereiding inkoop, formuleren en uitdragen richtlijnen) en het genereren van stuurinformatie ten behoeve van het management. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 6, 7 (referentie) en 8 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 20 – 40 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof; mede selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het (laten) opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren beoordelingen, toepassen van personeelsinstrumenten.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Administratie en rapportage	vervaardigen van periodieke overzichten en rapportages; verzorgen van administratieve afhandeling van inkopen; registreren en rapporteren van bijzonderheden t.a.v. voorraden en werklijsten e.d.	tijdigheid en bruikbaarheid overzichten.
Output facilitaire dienst	toezien op de voortgang/uitvoeringskwaliteit van werkzaamheden; afstemmen van operationele zaken binnen de teams, bespreken van knelpunten, bepalen van oplossingen, te nemen maatregelen e.d.; verzorgen van de noodzakelijke afstemming van processen en knelpunten tussen disciplines; (laten) bewaken en uitdragen van interne procedures en externe regelgeving binnen de vastgestelde kaders; (laten) handhaven van Arbo-, hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP, persoonlijke beschermings–middelen e.d.).	tevredenheid collega-disciplines; personeelskosten(ontwikkeling); kwaliteit dienstverlening (speed of service, klantbeleving); conform voorschriften (HACCP e.d.).
Beschikbaarheid randvoorwaarden en middelen	(in samenspraak met leidinggevende) onderhandelen over leveringsvoorwaarden, condities en het assortiment met bestaande en nieuwe leveranciers; opvragen van offertes en onderhouden relatie met leveranciers; zorg dragen voor voldoende voorraad door het afroepen bij bekende leveranciers en (laten) controleren van de levering; zorg dragen voor de beschikbaarheid van middelen en apparatuur, o.m. door laten onderhouden/bestellen van vervangingmaterialen.	kwaliteit bijdrage inkoop; kwaliteit samenwerkingsrelatie leveranciers; afdoende voorraden verbruiksartikelen; technische staat apparatuur/ middelen.
Optimalisatie operationele voortgang	in kaart brengen van structurele knelpunten (mede op basis van input medewerkers); evalueren van de werkprocessen en procedures, analyseren van onvolkomenheden, etc.; leveren van input t.a.v. de inrichting van de afdeling en verbetering van bestaande systemen en procedures; na goedkeuring, implementeren van verbeteringen/ aanpassingen.	tijdigheid opgepakte knelpunten; juiste inschatting prioriteiten; efficiënte/effectieve werkprocessen.

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• kennis van bedrijfsregels en richtlijnen en ontwikkelingen binnen de eigen discipline(s).

Competenties / gedragsvoorbeelden

Leiderschap tonen:

• geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
• weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
• geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Plannen en organiseren:

• bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
• voorziet knelpunten en neemt actie;
• schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Kwaliteitsgericht:

• corrigeert direct als niet aan de eisen wordt voldaan;
• vraagt terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service;
• komt met voorstellen om zaken beter te doen.

Oplossingsgericht:

• richt zich niet op problemen, maar op oplossingen;
• is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen;
• blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.