Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De assistent bedrijfsbeheerder II leidt, bij afwezigheid van de bedrijfsbeheerder, de gang van zaken van een klein horecabedrijf (cafetaria, lunchroom, café, klein hotel garni) waar dranken en eenvoudige snackachtige gerechten worden geserveerd. De ondernemer/eigenaar heeft de algehele leiding en zorgt voor de algemene zaken zoals financieel beheer, opzet en uitvoering personeelsbeleid, maken van afspraken met leveranciers, inkoop e.d. De assistent bedrijfsbeheerder II is meewerkend en ondersteunend aan de bedrijfsbeheerder. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 4 en 5 (referentie) wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 6 tot 15 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof; mede selecteren van nieuwe medewerkers; informeren bedrijfsbeheerder over functioneren van medewerkers.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet in de shift.
Coördinatie en aansturing	openen en sluiten van de vestiging; oplossen korte termijn bezettingsproblemen, oproepen extra krachten; toewijzen van werkzaamheden (bij afwezigheid bedrijfsbeheerder), geven van aanwijzingen/instructies en toezien op de voortgang; nemen van acties bij problemen, storingen (aan apparatuur e.d.); afhandelen van vragen/klachten van gasten/klanten; toezien op het juist gebruik van de inventaris/apparatuur en de directe omgeving; toezien op de naleving van de voorschriften op het gebied van veiligheid, Arbo, HACCP en werk- en presentatiemethoden (huisstijl); zelf meewerken in de uitvoering en daarbij geven van een voorbeeldfunctie.	afzet tijdens de shift (omzet, gemiddelde bonwaarde, e.d.); efficiency personeelsplanning (uurinzet/uurtarief); klantbeleving (presentatie, uiterlijk, speed of service); conform voorschriften (HACCP e.d.).
Voorraadbeheer en dagelijkse bestellingen	doen van voorraadopnames, opstellen van bestellijsten rekening houdend met aangegeven afzetverwachting; doorgeven van bestellingen aan (vaste) leveranciers; zorgen voor de ontvangstcontrole (kwaliteit en kwantiteit) en opslag van goederen, informeren bedrijfsbeheerder of ondernemer/eigenaar bij afwijkingen.	omvang voorraad; tijdig doorgegeven bestellingen; juiste opslag/uitgifte artikelen (% over ‘tht”-datum).
Doorvoeren van verbeteringen	signaleren en bespreken van knelpunten in de dagelijkse gang van zaken met de bedrijfsbeheerder; uitwerken van handboeken/procedures en overdragen van inzichten aan de medewerkers op basis van aanwijzingen van de bedrijfsbeheerder.	duidelijkheid (werk)procedures e.d.; kwaliteit overdracht.
Administratie en registratie	vastleggen van verbruiken, bestellingen, manco’s (bij ontvangst e.d.); invullen van HACCP-lijsten, dan wel controleren van registraties van medewerkers; bijhouden van afzet-, kosten- en urengegevens; opmaken (c.q. controleren) van de kasstaten, tellen en afstorten van geld.	tijdige, juiste en volledige vastlegging van informatie.

Bezwarende omstandigheden

• Krachtsinspanning bij het bevoorraden van buffet en keuken, zetten van zalen, terras e.d.
• Lopend en staand, soms plaatsgebonden werken.
• Soms hinder van bedrijfsatmosfeer (warmte, drukte, muziek) en van temperatuurwisselingen bij binnen en buiten bedienen.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 3 werk- en denkniveau;
• kennis van bedrijfsregels en richtlijnen.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Gastgerichtheid:

• is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
• vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
• biedt ook ongevraagd extra service;
• onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Initiatief nemen:

• begint uit zichzelf, wacht niet af;
• heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
• kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
• ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Coachen / Instrueren:

• toont belangstelling voor anderen en wat hen bezighoudt;
• weet te motiveren en enthousiast te maken;
• geeft vertrouwen en ruimte om iets zelf te doen en fouten te maken;
• laat anderen voorbeeldgedrag zien.

Kwaliteitsgericht:

• corrigeert direct als niet aan de eisen wordt voldaan;
• vraagt terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service;
• komt met voorstellen om zaken beter te doen.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.