Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De magazijnchef is verantwoordelijk voor het beheren van een magazijn en leidinggeven aan de magazijnmedewerkers, welke belast zijn met de inslag, opslag, orderverzameling en uitgifte van goederen (verpakte etenswaren, dranken, disposables, hulpgoederen, mobiele apparatuur). Vanuit zijn rol/positie verzorgt hij/zij ook de administratie en registratie van de in- en uitgaande goederenstroom. In het magazijn wordt gebruik gemaakt van diverse hulpmiddelen (o.m. barcodescanners, heftruck). De magazijnchef werkt zelf mee in de uitvoering. Indeling wordt ondersteund door een IHM, waarin het verschil tussen groep 4, 5 (referentie) en 6 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 3 tot 5 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof; mede selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren van beoordelingen, begeleiden van medewerkers in hun werk.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Administratie en registratie	controleren van aantallen, kwaliteit en overeenstemming van vrachtbrief met binnengekomen goederen; regelen van eventuele correcties met leverancier, tekenen van ontvangstbon; toewijzen van magazijnlocaties; periodiek inventariseren van magazijnvoorraden; archiveren van bonnen, inbrengen van magazijnmutaties in geautomatiseerd systeem.	verschillen fysieke versus administratieve voorraad; kwaliteit relatie leveranciers; actuele digitalisering voorraad.
In-, through- en output magazijn	in ontvangst nemen van aanvragen, plannen van uitleveringen; indelen en toewijzen van werkzaamheden, geven van aanwijzingen en instructies; toezien op de voortgang en uitvoeringskwaliteit van de werkzaamheden; opstellen van werkroosters en regelen van voldoende bezetting (parttimers, oproepkrachten) in overleg met leidinggevende; afstemmen van werkzaamheden, klachten e.d. met aanverwante afdelingen; toezien op de naleving van de voorschriften op het gebied van veiligheid, Arbo, HACCP e.d.; verrichten van uitvoerende magazijnwerkzaamheden (inname, opslag en uitgifte van goederen, schoonhouden van magazijnruimtes en hulpmiddelen).	kwaliteit afhandeling: omvang schade (aantal gevallen, €); aantal en % (terugkerende) klachten/problemen/ manco’s/fouten; voorraadverschillen bij tellingen; conform voorschriften (o.m. veiligheid, Arbo, HACCP, procedure).
Beheer voorraden en middelen	zorgen voor de toepassing van first-in/first-out principe, signaleren van dreigende overschrijdingen van houdbaarheidsdata; zorgen voor de beschikbaarheid en onderhoud van de benodigde (transport)hulpmiddelen; indelen van magazijnstellingen.	hoeveelheid ‘waste’ (> vervaldatum); tijdig onderhoud/vervanging hulpmiddelen; efficiency magazijnindeling.

Bezwarende omstandigheden

• Tillen en verplaatsen van kratten, dozen, vaten e.d.; duwen van transportwagens.
• Hinder van tocht en temperatuurverschillen (in bepaalde jaargetijden) bij het aannemen van goederen bij geopende buitendeuren.
• Kans op letsel door stoten of beknelling.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 3 werk- en denkniveau;
• kennis van interne procedures en regelingen.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Coachen / Instrueren:

• toont belangstelling voor anderen en wat hen bezighoudt;
• weet te motiveren en enthousiast te maken;
• geeft vertrouwen en ruimte om iets zelf te doen en fouten te maken;
• laat anderen voorbeeldgedrag zien.

Flexibiliteit:

• staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
• schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
• accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.

Oog voor detail / Nauwgezet:

• is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
• is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
• werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Zelfstandig:

• heeft nauwelijks begeleiding nodig, weet wat hij wanneer en hoe moet doen;
• lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op;
• pakt zelf nieuwe werkzaamheden op.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.