Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De manager sales & marketing stuurt de commerciële (decentrale) afdeling van het bedrijf aan. Hij/zij stelt op basis van aangeleverd marktonderzoek en omzetdoelstellingen de jaarlijkse sales- en marketingplannen op voor de binnen zijn doelgroep/segment/ regio vallende vestigingen (beperkt aantal met eenzelfde signatuur/positionering). Tevens vertaalt hij/zij deze plannen naar concrete accountplannen. Aan de hand van targets en toegewezen budgetten stuurt hij/zij zijn medewerkers bij. De manager sales en marketing draagt zelf zorg voor het beheer van key accounts en stelt periodieke managementrapportages op ter verantwoording van de resultaten. Indeling wordt ondersteund door een IHM, waarin het verschil tussen groep 9, 10 (referentie) en 11 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 4 tot 6 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Relatiebeheer	invulling geven aan de after sales, voeling houden met de klant; nemen van geëigende (in- en externe) acties in geval van vragen of klachten, bewaken van een tijdige afwikkeling van e.e.a., managen van de klantverwachting in deze; zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen bij de klanten, toezien op een actieve informatie-uitwisseling intern.	klanttevredenheidscore; bezoekfrequentie; profilering in aansluiting op gewenste uitstraling; tijdige en juiste opvolging toezeggingen.
Rapportage en verantwoording	signaleren van kansen en bedreigingen voor de korte en middellange termijn en adviseren van leidinggevende hieromtrent; (laten) opstellen van periodieke en ad hoc-rapportages en geven van inzicht in ontwikkelingen en bijzonderheden t.b.v. bijstelling beleid.	juiste en tijdige signalering; basis voor evaluatie en bijsturing beleid.
Personeelsbeheer	regelen van verlof; (mede) selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren van beoordelingen; toepassen van de personeelsinstrumenten.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Sales- en marketingplan	bijhouden van de ontwikkelingen binnen de vraagkant van de markt en (potentiële) klantgroepen; (laten) verrichten van gericht marktonderzoek, in kaart brengen van positie en ‘unique selling point’ van concurrenten; omvormen van informatie tot concrete plannen per accountgroep, regio, etc. in termen van commerciële en financiële doelstellingen; ontwikkelen van ideeën voor en uitwerking van arrangementen, de inschakeling van externe leveranciers voor diensten/faciliteiten e.d.; toelichten en motiveren van plannen aan leidinggevende.	kwaliteit markt-/concurrentiegegevens; aansluiting op bedrijfsbeleid/ formule; aard en omvang business-potentie; aantal goedgekeurde plannen/ budgetten.
Realisatie verkoopdoelstellingen	indelen en toewijzen van werkzaamheden, bespreken van de voortgang, bezoekrapportages, resultaten, problemen e.d. en geven van aanwijzingen/instructies; (laten) selecteren/opsporen van potentiële relaties a.d.h.v. zelf en/of door de medewerkers verzamelde informatie, gegevens e.d.; (laten) benaderen en bezoeken van (potentiële) relaties, geven van informatie over faciliteiten, arrangementen, prijzen e.d., aan de hand van presentatiemap en prijsgegevens; (laten) ontvangen van relaties en regelen van rondleidingen; (laten) bespreken van wensen/eisen en opstellen van kostenbegrotingen, offertes en concept-contracten; afsluiten van contracten, maken van definitieve afspraken.	marktpositie: aantal klanten (nieuwe, opzeggingen); marktaandeel (totaal, per klant, aantal witte vlekken); financieel resultaat (omzet, marge, etc.).

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• inzicht in marktontwikkelingen binnen eigen segment/ doelgroep/regio;
• kennis van faciliteiten, arrangementen, prijsstelling e.d.;
• kennis van systemen, procedures en werkmethoden.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Leiderschap tonen:

• geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
• weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
• geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Ondernemerschap:

• weet wat (potentiële) gasten/klanten aanspreekt;
• ruikt de kansen in de markt;
• houdt rekening met relevante omgevingsfactoren;
• maakt afwegingen op basis van kosten/baten analyses.

Prestatiegericht:

• is ambitieus, probeert zichzelf steeds te overtreffen;
• tast de grenzen van het eigen kunnen af;
• haalt het beste uit zichzelf;
• is pas tevreden als het doel/resultaat is bereikt.

Representatief:

• presenteert zich naar gasten/externen in lijn met het imago van het bedrijf
• komt goed over bij anderen;
• streeft het handelen volgens de goede manieren altijd na.

Netwerkgericht:

• legt gemakkelijk contacten;
• maakt effectief gebruik van contacten om zaken te regelen;
• weet ingangen voor zichzelf te creëren;
• werkt actief aan het onderhouden/bestendigen van de relatie.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.