Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

Het hoofd administratie II komt vooral voor in het grotere horeca-bedrijf, met een relatief grote afdeling die de volledige financiële administratie verzorgt en waar het administratief werk in verschillende functies is ondergebracht. Hij/zij geeft, als leidinggevende van de afdeling, invulling en uitvoering aan de gehele planning- en control-cyclus (begroting, managementinformatie, verantwoordingsrapportages, optimalisatie AO/IC e.d.) en is verantwoordelijk voor het realiseren van een betrouwbare en waarheidsgetrouwe financiële administratie en verslaglegging, conform de interne richtlijnen en wettelijke vereisten. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 9, 10 (referentie) en 11 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: niet-vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 8 tot 10 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof; mede selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het (laten) opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren beoordelingen, toepassen van personeelsinstrumenten.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Ongoïng administratie	aansturen dagelijkse gang van zaken, voeren van werkoverleg en afstemmen van relevante knelpunten, ontwikkelingen e.d.; toezien op voortgang en kwaliteit, stellen van prioriteiten en oplossen van zich voordoende problemen; voeren periodiek overleg en bespreken knelpunten in de lopende administratieve processen en procedures; vertalen van wettelijke en company-regels naar de bedrijfssituatie en opstellen van administratieve voorschriften.	tijdige oplevering; juistheid en logica van cijfers; volledigheid, juistheid specificaties en toelichtingen; conform voorschriften (wet, company); omvang werkachterstand.
(Consolidatie) periode- en jaarverslaglegging	opstellen (geconsolideerde) balans en V&W, controleren op juiste verwerking van mutaties binnen het tijdvak, juistheid doorbelasting (overhead)kosten, aansluiting activa, banksaldi e.d.; vaststellen en doorvoeren van noodzakelijke herstelboekingen, afwikkeling van overlopende posten, reserveringen e.d.; rapporteren van de cijfers, signaleren van afwijkingen t.o.v. budgetten en prognoses naar de holding en (bedrijfs)directie; begeleiden van de externe accountant bij de jaarlijkse controles, geven van benodigde toelichtingen en uitleg.	(afwezigheid van) fouten in cijfers; (optimale) verklaring afwijkingen en trends; tijdigheid aanlevering; akkoord externe accountant.
Financial planning en analyse	opstellen/coördineren budgettering, toetsen uitgangspunten op realiteitsgehalte en onderlinge consistentie, doorrekenen financiële consequenties van de diverse scenario’s, toelichten planningen; bewaken financiële positie bedrijf(sonderdeel), signaleren ongewenste ontwikkelingen of afwijkingen t.o.v. budgetten/begrotingen; (laten) opstellen voorgeschreven financiële en bedrijfseconomische rapportages en overzichten (afzet, cash-flow, kostenopbouw e.d.); beoordelen cijfers, verklaren van afwijkingen ten opzichte van begroting en budgetten naar (centrale) directie; toezien op een adequate verzekeringsportefeuille.	conform jaarplanning; verdedigbaarheid van de cijfers; volledigheid aangeleverde stukken; kwaliteit van de toelichtingen.
Optimalisatie administratieve bedrijfsvoering	zorgen voor eenduidige procedures, gestandaardiseerde werkmethoden en beschikbaarheid van geautomatiseerde systemen; benoemen verbetermogelijkheden vanuit beleidsbesluiten, feitelijke performance van de afdeling e.d., uitwerken van benodigde budgetten en consequenties van keuzes voor de gehele organisatie; uitvoeren en implementeren van verbeteringen.	100% sluitende bevoegdheden; naleving procedures door de lijn; kosten uitvoering administratie.

Bezwarende omstandigheden

• Geen bijzondere.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• kennis van de principes, methoden en technieken van de bedrijfsadministratie in een (inter)nationaal opererende onderneming en de accounting-regels;
• beheersing van de gangbare kantoorapplicaties en ERP-systemen.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Leiderschap tonen:

• geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
• weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
• geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Plannen en organiseren:

• bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
• voorziet knelpunten en neemt actie;
• schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Betrouwbaar / Integer:

• gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
• heeft de moed achter zijn daden te staan.

Overtuigingskracht:

• speelt met manieren/argumenten om anderen voor zich te winnen;
• straalt enthousiasme en overtuiging uit voor de eigen ideeën;
• is zelfbewust en stellig in zijn optreden.

Analytisch:

• staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
• heeft een scherp oordeelsvermogen;
• onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
• redeneert logisch en consistent.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.