Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De assistent bedrijfsmanager II geeft, bij afwezigheid van de bedrijfsmanager, leiding aan de voortgang van de activiteiten in de vestiging/unit van een formule- of zelfstandig horecabedrijf. Hij/zij werkt binnen gedetailleerde randvoorwaarden en/of binnen de richtlijnen van de bedrijfsmanager. Hij/zij werkt overwegend in roulerende dienst en stuurt dan het totale proces aan. Daarnaast is hij/zij adviserend aan de bedrijfsmanager voor een specifieke onderwerp en/of heeft hij/zij (structureel) een eigen afdeling/discipline in portefeuille. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 6, 7 (referentie) en 8 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 25 tot 50 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof binnen de eigen afdeling/discipline; mede selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het (laten) opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren beoordelingen, toepassen van personeelsinstrumenten.	motivatie en inzet medewerkers; (kort durend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Voortgang bedrijfsprocessen tijdens de shift	toezien op de voortgang/uitvoeringskwaliteit van werkzaamheden; afstemmen van operationele zaken binnen de teams, bespreken van knelpunten, bepalen van oplossingen, te nemen maatregelen e.d.; verzorgen van de noodzakelijke afstemming van processen en knelpunten tussen disciplines; (laten) bewaken en uitdragen van interne procedures en externe regelgeving binnen de vastgestelde kaders; (laten) handhaven van Arbo- hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP, persoonlijke beschermingsmiddelen e.d.).	financiële bijdrage (omzet totaal en per productsoort, gemiddelde bonwaarde, spillage e.d.); kostenontwikkeling (verbruikskosten); kwaliteit dienstverlening (speed of service, klantbeleving); conform voorschriften (HACCP e.d.).
Beschikbaarheid voorraden / middelen	doen van voorstellen over aanpassing van het assortiment en leveringsvoorwaarden/condities met bestaande of nieuwe leveranciers; zorg dragen voor voldoende voorraad door het afroepen bij bekende leveranciers en (laten) controleren van de levering; zorg dragen voor de beschikbaarheid van middelen en apparatuur, o.m. door laten onderhouden of (na akkoord manager) bestellen van vervangingsapparatuur.	marktconformiteit prijs/levercondities; beschikbaarheid assortiment; technische staat apparatuur/middelen.
Optimalisatie-advies toegewezen disciplines	in kaart brengen structurele knelpunten (mede op basis van input medewerkers); evalueren van de werkprocessen en procedures, analyseren van onvolkomenheden, etc.; adviseren t.a.v. de inrichting van de toegewezen afdeling/discipline en verbetering van bestaande systemen en procedures; na goedkeuring, implementeren van verbeteringen/aanpassingen.	tijdigheid opgepakte knelpunten; juiste inschatting prioriteiten; efficiënte/effectieve werkprocessen.
Administratie en rapportage	vervaardigen van periodieke overzichten en rapportages; verzorgen van de financiële en administratieve afhandeling van in- en verkopen; registreren en rapporteren van bijzonderheden t.a.v. voorraden en werklijsten e.d.	tijdigheid en bruikbaarheid overzichten; tijdige en juiste afwikkeling financiële transacties.

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• kennis van bedrijfsregels en richtlijnen.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Gastgerichtheid:

• is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
• vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
• biedt ook ongevraagd extra service;
• onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Prestatiegericht:

• is ambitieus, probeert zichzelf steeds te overtreffen;
• tast de grenzen van het eigen kunnen af;
• haalt het beste uit zichzelf;
• is pas tevreden als het doel/resultaat is bereikt.

Coachen / Instrueren:

• toont belangstelling voor anderen en wat hen bezighoudt;
• weet te motiveren en enthousiast te maken;
• geeft vertrouwen en ruimte om iets zelf te doen en fouten te maken;
• laat anderen voorbeeldgedrag zien.

Kwaliteitsgerichtheid:

• corrigeert direct als niet aan de eisen wordt voldaan;
• vraagt terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service;
• komt met voorstellen om zaken beter te doen.

Oplossingsgericht:

• richt zich niet op problemen, maar op oplossingen;
• is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen;
• blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.