Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De assistent bedrijfsleider II is, als tweede man/vrouw in de organisatie mede verantwoordelijk voor alle activiteiten van de vestiging. De vestiging maakt gebruik van het aanbod van centrale diensten (b.v. overkoepelende inkoop, administratie, personeelszaken, sales en marketing), maar is zelf verantwoordelijk voor de decentrale uitvoering van deze diensten. De functiehouder is ondersteunend/adviserend aan de bedrijfsleider waarbij bepaalde specifieke werkzaamheden (structureel) door de assistent bedrijfsleider II worden uitgevoerd dan wel voorbereid. De bedrijfsleider blijft overall eindverantwoordelijk. De functie komt overwegend voor in het grotere (internationale) horecabedrijf. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 9 en 10 (referentie) wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 100 - 200 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Output bedrijf	leidinggeven, (via chefs) aan de bedrijfsactiviteiten; begeleiden, stimuleren en coachen van medewerkers; toezien op de wijze van uitvoering; bewaken van realisaties (omzet en kosten) van de diverse afdelingen en van de vestiging als totaal; bijsturen van afwijkingen; (laten) handhaven van Arbo-, hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP, persoonlijke beschermingsmiddelen e.d.).	financieel resultaat: omzet (totaal, per productsoort), kosten (totaal, per kostencategorie), revenue (totaal, per meeteenheid); bezettingsgraad; kwaliteit dienstverlening (speed of service, klantbeleving); conform voorschriften (HACCP e.d.).
Jaarplan toegewezen aandachtsgebied	opstellen van een bedrijfsplan voor het toegewezen aandachtsgebied met budget, trends in de markt e.d.; bespreken/toelichten van deelplannen met bedrijfsleider; uitwerken van goedgekeurd plan in acties en andere activiteiten.	ambitieniveau; kwaliteit voorstellen; aansluiting op beleid organisatie.
Optimalisatie-advies bedrijfsvoering	doen van voorstellen ter verbetering van het producten- en dienstenaanbod; bevorderen/uitwerken van ideeën/voorstellen van leidinggevenden; zorg dragen voor de representatieve staat van voorzieningen; goedkeuren van offertes voor specifieke evenementen en van aan te gane verplichtingen extern, selecteren/ accorderen van leveranciers; zorg dragen voor de (verlenging van de) vereiste vergunningen en van afstemming hierover met de instanties.	aantrekkelijkheid bedrijf; verbetering efficiency/ productiviteit; verbetering formulemogelijkheden; aantal niet-terugkomende klachten.
Relatiebeheer	ontwikkelen, uitbouwen en in stand houden van lokaal netwerk; representeren van het bedrijf bij diverse gelegenheden; actief promoten van het eigen bedrijf; beheren van de relatie met toegewezen instanties, voeren van overleg.	kwaliteit netwerk; effectiviteit relatiebeheer.
Personeelsmanagement	vaststellen van de wenselijke kwalitatieve en kwantitatieve formatie; fiatteren van voorstellen voor opleidingen, promotie of ontslag; beoordelen/stimuleren van directe medewerkers, voeren van functioneringsgesprekken, maken van ontwikkelafspraken; verzorgen van c.q. toezien op het personeelsbeheer.	aansluiting op bedrijfsplan; beschikbaarheid vereiste competenties; flexibiliteit inzetbaarheid; realisatie doelstellingen P&O-beleid.
Rapportage en verantwoording	zorg dragen voor een adequate administratie en het leveren van de vereiste gegevens en (management-) rapportages; bewaken opvolging AO/IC-voorschriften en -rapportages; toelichten en verantwoorden van resultaten, afwijkingen en activiteiten ter verbetering.	tijdigheid, volledigheid, betrouwbaarheid; onderbouwing resultaten/ afwijkingen; conform richtlijnen financieel beleid.

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• kennis van bedrijfsregels, richtlijnen en relevante wet- en regelgeving, (financiële) ken- en stuurgegevens.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Gastgerichtheid:

• is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
• vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
• biedt ook ongevraagd extra service;
• onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Innovatiegericht:

• is geboeid om steeds nieuwe ideeën uit te proberen;
• ruikt kansen en heeft en drang om er naar te handelen;
• ziet/zoekt mogelijkheden om zaken anders/beter te doen;
• komt met ongebruikelijke maar unieke oplossingen.

Leiderschap tonen:

• geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
• weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
• geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Ondernemerschap:

• weet wat (potentiële) gasten/klanten aanspreekt;
• ruikt de kansen in de markt;
• houdt rekening met relevante omgevingsfactoren;
• maakt afwegingen op basis van kosten/baten analyses.

Prestatiegericht:

• is ambitieus, probeert zichzelf steeds te overtreffen;
• tast de grenzen van het eigen kunnen af;
• haalt het beste uit zichzelf;
• is pas tevreden als het doel/resultaat is bereikt.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.