Referentiefuncties

Functieomschrijving

Medewerker crediteurenadministratie

  -   Financiën, Administratie & ICT    -    F.5.I




Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De medewerker crediteurenadministratie komt vooral voor in het grotere horecabedrijf, met een relatief grote afdeling die de volledige financiële administratie verzorgt en waar het administratief werk in verschillende functies is ondergebracht. Hij/zij is verantwoordelijk voor het controleren en betaalbaar stellen van ontvangen facturen, het uitzoeken en oplossen van verschillen (orderbon/offerte/factuur), behandelen van ontvangen betalingsherinneringen en de correcte boekhoudkundige verwerking van de inkoopfacturen in de financiële administratie. Indeling wordt ondersteund door een IHM, waarin het verschil tussen groep 4, 5 (referentie) en 6 wordt uitgewerkt.

Organisatie

  • Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
  • Geeft leiding aan: niet van toepassing.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden Taken Resultaatindicatoren
Controle inkomende facturen
  • controleren van de factuurgegevens met de goederenontvangstbon en de in de systemen opgenomen gegevens (prijzen, kortingen e.d.);
  • beoordelen of verschil actie rechtvaardigt; waar nodig plegen van afstemming met leidinggevende of betrokken functionaris;
  • (laten) fiatteren van facturen c.q. informeren van inkoop inzake (structurele) afwijkingen tussen facturen en bestel- en/of contractgegevens.
  • aantal interne correcties achteraf;
  • tijdigheid verwerking (geen achterstand).
Administratieve verwerking inkomende facturen
  • inboeken van facturen;
  • opvragen van ontbrekende facturen/gegevens bij inkoop;
  • betaalbaar stellen van goedgekeurde facturen, archiveren van afgewikkelde facturen.
  • aantal interne correcties achteraf;
  • tijdigheid verwerking (geen achterstand).
Registratie en informatie-uitwisseling
  • aanmaken/muteren van crediteuren a.d.h.v. de input vanuit inkoop, afstemmen met inkoop in geval van specifieke afspraken, onduidelijkheden of ontbrekende gegevens, bewaken van een tijdige aanlevering van data door inkoop, informeren van leidinggevende in geval van structurele problemen/tekortkomingen;
  • registreren van problemen/afwijkingen in de verwerking;
  • reageren op aanmaningen van/namens leveranciers naar inkoop/leidinggevende en treffen van corrigerende maatregelen;
  • actueel houden van crediteurengegevens, aanmelden/ doorvoeren van eventuele mutaties;
  • verzorgen van de in- en uitgaande post, verzamelen en versturen van facturen, opnemen en distribueren van ingekomen post.
  • volledigheid registraties en meldingen.

Bezwarende omstandigheden

  • Eenzijdige houding en belasting van de oog- en rugspieren bij het werken met de computer.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  • MBO niveau 3 werk- en denkniveau;
  • kennis van geautomatiseerde financieel administratieve systemen en MS office.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Betrouwbaar / Integer:
  • gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
  • komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
  • heeft de moed achter zijn daden te staan.
Inzet tonen:
  • is bereid om alles aan te pakken;
  • is niet tevreden met een gemiddelde prestatie;
  • stopt pas als het werk klaar is;
  • neemt verantwoordelijkheid voor het eigen werk.
Oog voor detail / Nauwgezet:
  • is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
  • is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
  • werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.
Analytisch:
  • staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
  • heeft een scherp oordeelsvermogen;
  • onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
  • redeneert logisch en consistent.