Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De partymanager II komt voornamelijk voor bij grote evenementen (tot 1.000 gasten) waar een grote diversiteit aan gerechten en dranken wordt geserveerd en entertainment wordt verzorgd, verspreid over meerdere ruimten en uitgiftepunten. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen of concretiseren van draaiboeken en (laten) inplannen van benodigde medewerkers. Hij/zij stuurt de medewerkers partycatering aan met behulp van assistenten/allround medewerkers en coördineert de ingehuurde diensten/bijdragen van derden (entertainment/beveiliging). De focus ligt op het managen van de voortgang aan de hand van het draaiboek, het oplossen van problemen (improviseren), het afstemmen en coördineren van veranderingen en aanvullende wensen tijdens de voortgang. Hij/zij is verantwoordelijk voor registratie, administratie en evaluatie rondom partijen en geeft uitvoering aan het personeelsbeheer. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 7 en 8 (referentie) wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 25 – 75 (parttime) medewerkers (deels functioneel).

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsmanagement	vaststellen van de wenselijke kwalitatieve en kwantitatieve formatie; fiatteren van voorstellen voor opleidingen, promotie of ontslag; beoordelen/stimuleren van directe medewerkers, voeren van functioneringsgesprekken, maken van ontwikkelafspraken; verzorgen van c.q. toezien op het personeelsbeheer.	beschikbaarheid vereiste competenties; flexibiliteit inzetbaarheid; realisatie doelstellingen P&O-beleid.
Rapportage en verantwoording	zorg dragen voor een adequate administratie (o.m. urenverantwoording/facturering) en het leveren van de vereiste gegevens en (management)rapportages; toelichten en verantwoorden van resultaten t.o.v. begroting, afwijkingen en activiteiten ter verbetering.	tijdigheid, volledigheid, betrouwbaarheid; onderbouwing resultaten/ afwijkingen; conform richtlijnen financieel beleid.
Optimalisatie processen en dienstverlening	in kaart brengen structurele knelpunten (mede op basis van input medewerkers); evalueren van de werkprocessen en procedures, analyseren van onvolkomenheden, etc.; adviseren t.a.v. de inrichting van de afdeling en verbetering van bestaande systemen en procedures; na goedkeuring, implementeren van verbeteringen/ aanpassingen.	tijdigheid opgepakte knelpunten; juiste inschatting prioriteiten; efficiënte/effectieve werkprocessen.
Voorbereiding en organisatie evenement	uitwerken van het draaiboek/partyplan naar detaillering op locatie; (laten) aanleggen/aanbrengen van faciliteiten (voorziening voor energie, audiovisuele voorzieningen, entertainment, etc.); afstemmen van pakket van eisen, voeren van onderhandelingen en geven van opdracht aan derden/buitenfirma’s; bewaken van de voortgang van de voorbereiding dan wel overnemen van opgeleverde voorbereiding; (laten) opstellen dan wel controleren van werkroosters (o.b.v. aantallen/kwaliteit), inroosteren van (sleutel)medewerkers.	efficiency planning (personeelskosten in % omzet); kwaliteit uitwerking draaiboek (aantal onvolkomenheden); binnen budget; conform klantwensen.
Realisatie evenement	toewijzen van werkzaamheden, geven van aanwijzingen en instructies, toezien op de voortgang en uitvoeringskwaliteit; zorg dragen voor de regeling van gedeelten van de werkzaamheden (b.v. bediening door assistent(en); afstemmen van het programmaverloop met contactpersonen, derden en/of opdrachtgever; oplossen van problemen/afwijkingen en wensen en zo nodig aanpassen/improviseren in de planning; monitoren efficiënte personeelsinzet, wegzenden boventallige medewerkers.	binnen budget (o.m. doelmatigheid urengebruik, ‘waste’); conform voorschriften (HACCP, etc.); klanttevredenheid.

Bezwarende omstandigheden

• Soms sprake van werkdruk bij pieken in het werkaanbod en bij improviserend oplossen van problemen.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 4/HBO werk- en denkniveau;
• kennis van bedrijfsregels, richtlijnen en relevante wet- en regelgeving;
• kennis van (financiële) ken- en stuurgegevens en rapportage.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Gastgerichtheid:

• is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
• vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
• biedt ook ongevraagd extra service;
• onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Leiderschap tonen:

• geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
• weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
• geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Besluitvaardig:

• schuift beslissingen niet voor zich uit;
• neemt beslissingen op basis van relevante informatie;
• neemt beslissingen binnen het eigen taakgebied en motiveert deze.

Plannen en organiseren:

• bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
• voorziet knelpunten en neemt actie;
• schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Kwaliteitsgericht:

• corrigeert direct als niet aan de eisen wordt voldaan;
• vraagt terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service;
• komt met voorstellen om zaken beter te doen.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.