Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De organisatie beschikt over een breed assortiment (± 1.000 tot 1.500) algemene ge- en verbruiksartikelen. De inkoper is verantwoordelijk voor het verrichten van marktonderzoek ten behoeve van alternatieve artikelen/ leveranciers en de daadwerkelijke tactische inkoop van (een deel van) de artikelen en producten. De inkoper fungeert als assortimentsbeheerder van (een deel van) het assortiment. Hij/zij monitort leveringsprestaties en verwerkt inkoopdata tot managementrapportages. Indeling wordt ondersteund door een IHM, waarin het verschil tussen groep 8, 9 (referentie) en 10 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: niet van toepassing.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Marktonderzoek (leveranciers, assortiment)	verkennen van de markt, registreren van wijzigingen aan de aanbiederkant, actueel houden van systemen, procedures en leveranciersbestanden; informeren van (potentiële) leveranciers ten aanzien van product- technische en logistieke eisen; actief inspelen op/signaleren van mogelijkheden of noodzaak tot leveranciers- of productwisseling; doen van voorstellen voor aanpassing/invulling van het assortiment vanuit oogpunt van bedrijfspositionering en inkooptechnisch/ financieel perspectief; rapporteren en toelichten van bevindingen en voorstellen naar de leidinggevende.	mate van inzicht in aanbieders en concurrenten; beschikbaarheid van een informatienetwerk.
Tactische inkoop (contractafsluiting en -naleving)	opvragen en beoordelen van offertes, uitvoeren en beargumenteren van de pre-selectie en afsluiten van contracten; voorbereiden c.q. voeren van onderhandelingen met zowel bestaande leveranciers (bij doorlopende en te beëindigen contracten) als met potentiële leveranciers; geven van feedback, advies en begeleiding aan leveranciers in de initiële fase van de samenwerking en tijdens de contractperiode m.b.t. het logistieke proces; beoordelen leveranciersperformance, onderzoeken of leveranciers (nog) voldoen aan geformuleerde SLA (leverbetrouwbaarheid, kwaliteit service, onderhoud e.d.), bespreken van bevindingen met leveranciers en maken van gerichte afspraken ter verbetering/ continuering van de performance; afstemmen met gebruikers naar aanleiding van doorgevoerde wijzigingen in leveranciers/assortiment; afstemmen met planning naar aanleiding van gewijzigde lead times, leverbetrouwbaarheid en algemene indruk van de samenwerking met bestaande en nieuwe leveranciers.	financiële bijdrage (besparing op inkoop, marktconformiteit prijzen e.d.); kwaliteit inkoopcondities (service level, % bonus/promotiebijdrage, e.d.); leveranciersspreiding (beperking afhankelijkheid); leveranciersperformance (% naleving SLA); snelheid beschikbaarheid offertes; purchase lead time.
Rapportage en informatieverwerking	vastleggen van gegevens van inkoopgerelateerde data (prijswijzigingen, vendor-codes en overige parameters) in de geautomatiseerde systemen; voeren van correspondentie met leveranciers in één of enkele westerse vreemde talen; opmaken van bezoekverslagen (leveranciers), signaleren van proceswijzigingen bij bestaande leveranciers; bijhouden van prestaties van leveranciers, verzamelen en verwerken van gegevens tot KPI-rapportages.	volledig en tijdig inzicht in data; terugvindbaarheid informatie; juistheid en volledigheid rapportages.

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• HBO werk- en denkniveau;
• communicatief vaardig in 2 vreemde talen;
• inzicht in marktontwikkelingen voor de toegewezen segmenten;
• inzicht in rol en positie eigen organisatie en onderhandelingsruimtes.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Besluitvaardig:

• schuift beslissingen niet voor zich uit;
• neemt beslissingen op basis van relevante informatie;
• neemt beslissingen binnen het eigen taakgebied en motiveert deze.

Representatief:

• presenteert zich naar gasten/externen in lijn met het imago van het bedrijf
• komt goed over bij anderen;
• streeft het handelen volgens de goede manieren altijd na.

Netwerkgericht:

• legt gemakkelijk contacten;
• maakt effectief gebruik van contacten om zaken te regelen;
• weet ingangen voor zichzelf te creëren;
• werkt actief aan het onderhouden/bestendigen van de relatie.

Overtuigingskracht:

• speelt met manieren/argumenten om anderen voor zich te winnen;
• straalt enthousiasme en overtuiging uit voor de eigen ideeën;
• is zelfbewust en stellig in zijn optreden.

Analytisch:

• staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
• heeft een scherp oordeelsvermogen;
• onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
• redeneert logisch en consistent.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.