Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De HR manager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, borgen en implementeren van het P&O-beleid binnen het bedrijf (200 tot 400 medewerkers) binnen de kaders van wet- en regelgeving in aansluiting op de ondernemingsstrategie. Hij/zij fungeert als HR-sparringpartner ten behoeve van het hoger management en is lid van het managementteam. Functionaris fungeert als P&O-functionaris voor een deel van het personeelsbestand. Hij/zij leidt de werkzaamheden binnen de eigen afdeling en stuurt hiertoe de medewerkers aan. Indeling wordt ondersteund door een IHM, waarin het verschil tussen groep 10, 11 (referentie) en >CAO wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: niet-vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 2 tot 5 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
HRM-beleid	volgen van ontwikkelingen en interpreteren van interne knelpunten in samenspraak met holding/directie; formuleren van voorstellen voor bijstelling van het HRM-beleid; vertalen van het voorgestelde beleid naar gerichte HRM-instrumenten, (laten) uitwerken van concrete projectplannen; bevorderen van draagvlak en acceptatie voor de rol en het belang van HRM binnen de organisatie; verantwoorden van het gevoerde beleid, verantwoorden van uitgaven in relatie tot toegekende budgetten.	aansluiting op strategie; aantal conceptversies; mate van realisatie (aantal acties gehaald).
Beschikbaarheid en toepassing HRM-instrumenten	uitwerken en inbrengen van voorstellen voor invoering/ aanpassing/uitbreiding van HRM-instrumenten aan het directieteam; communiceren van doorgevoerde wijzigingen aan betrokkenen; bevorderen van een consistente en juiste toepassing van de verschillende personeelsinstrumenten door het lijnmanagement; bieden van ondersteuning bij het toepassen van de instrumenten.	tijdige/budgettaire oplevering van projecten; kwaliteit instrumenten; kwaliteit van toepassing.
Interne communicatie	adviseren en ondersteunen van de directie in het overleg met en informatieverstrekking aan de betrokkenen; uniformeren en bewaken van de interne communicatie en de communicatiestromen en -middelen; (laten) verzorgen van de reguliere personeelsinformatie.	mate van tevredenheid betrokkenen (OR, management, medewerkers); inzicht bij medewerkers in van belang zijnde (bedrijfs)ontwikkelingen.
Operationele HR-processen	toezien op voortgang en kwaliteit, stellen van prioriteiten en oplossen van zich voordoende problemen; zelfstandig uitvoering geven aan de toepassing van het HR-instrumentarium voor hogere functies; voeren van werkoverleg en afstemmen van relevante knelpunten; bevorderen van de interne samenwerking, ook met andere afdelingen, en dat afstemming optimaal plaatsvindt.	kwaliteit administratie, regels; doorlooptijd W&S; trend in verloop%.
Personeelsbeheer	regelen van verlof; werven en selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het opleiden/inwerken van medewerkers; uitvoeren van beoordelingen; toepassen van personeelsinstrumenten.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.

Bezwarende omstandigheden

• Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• WO werk- en denkniveau (bij voorkeur personeelswetenschappen/bedrijfskunde of vergelijkbaar);
• kennis van relevante ontwikkelingen in het vakgebied, relevante wet- en regelgeving en de sector;
• kennis om te kunnen fungeren als professionele partner van directie en lijnmanagement.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Besluitvaardig:

• schuift beslissingen niet voor zich uit;
• neemt beslissingen op basis van relevante informatie;
• neemt beslissingen binnen het eigen taakgebied en motiveert deze.

Betrouwbaar / Integer:

• gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
• heeft de moed achter zijn daden te staan.

Initiatief nemen:

• begint uit zichzelf, wacht niet af;
• heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
• kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
• ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Netwerkgericht:

• legt gemakkelijk contacten;
• maakt effectief gebruik van contacten om zaken te regelen;
• weet ingangen voor zichzelf te creëren;
• werkt actief aan het onderhouden/bestendigen van de relatie.

Overtuigingskracht:

• speelt met manieren/argumenten om anderen voor zich te winnen;
• straalt enthousiasme en overtuiging uit voor de eigen ideeën;
• is zelfbewust en stellig in zijn optreden.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.