Referentiefuncties

Functieprofiel

Kenmerken van de referentiefunctie

De administrateur II komt vooral voor in het middelgrote en kleinere horecabedrijf (al of niet onderdeel van een keten), waar de administratie door één of enkele personen wordt uitgevoerd en hij/zij als allround financieel medewerker inzetbaar is. Hij/zij is verantwoordelijk voor de verzorging van de gehele administratie (inclusief de salarisadministratie) en de voorbereiding van de periode- en jaarverslaglegging. Opstellen van de jaarrekening wordt intern (hoofdkantoor) of extern (accountant) uitbesteed. Indeling wordt ondersteund door een NOK, waarin het verschil tussen groep 7, 8 (referentie) en 9 wordt uitgewerkt.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende.
• Geeft leiding aan: 1 tot 2 (parttime) medewerkers.

Resultaatgebieden, taken en resultaatindicatoren

Resultaatgebieden	Taken	Resultaatindicatoren
Personeelsbeheer	regelen van verlof; mede selecteren van nieuwe medewerkers; zorg dragen voor het (laten) opleiden/inwerken van medewerkers; voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken.	motivatie en inzet medewerkers; (kortdurend) verzuim; effectiviteit/efficiency van de personeelsinzet; beschikbaarheid vereiste competenties.
Ongoïng (financiële en salaris)administratie	(zorgen voor het) bijhouden van de dagboeken en grootboekrekeningen aan de hand van financiële bescheiden; (zorgen voor het) bijhouden van de noodzakelijke sub-grootboeken zoals debiteuren, crediteuren, voorraden, (vaste) activa e.d.; (laten) verzorgen van de salarisadministratie, beheren/ muteren van de vaste/variabele gegevens, controleren van verkregen input, aanleveren/afstemmen met extern servicebureau; controleren en bewaken van de kwaliteit van uitvoering, bepalen van door te voeren correcties; verdelen van werkzaamheden, waar nodig stellen van prioriteiten en geven van specifieke aanwijzingen en instructies.	tijdige oplevering; juistheid en logica van cijfers: aantal aansluitverschillen; aantal opmerkingen accountant; volledigheid, juistheid specificaties en toelichtingen; omvang werkachterstand.
(Voorbereiding) periode- en jaarafsluiting	aanmaken van balans en V&W-rekening, controleren op een juiste verwerking van alle mutaties binnen het tijdsvak, aansluitingen van activa, banksaldi e.d.; vaststellen en doorvoeren van noodzakelijke herstelboekingen, doen van voorstellen voor de afwikkeling van overlopende posten; rapporteren van de cijfers, signaleren van afwijkingen t.o.v. budgetten en prognoses; begeleiden van externe accountant bij de jaarlijkse controles, geven van benodigde toelichtingen en uitleg.	kwaliteit voorbereiding: inzicht in resultaten; tevredenheid accountant; mate waarin afwijkingen t.o.v. budgetten zijn verklaard; tijdigheid aanlevering.
Operationeel beheer financiële middelen	(zorg dragen voor het) voeren van de crediteurenadministratie, (laten) verrichten van betalingen, afhandelen van aanmaningen; (laten) bewaken van debiteurenstanden, beoordelen openstaande posten en krediettermijnen, initiëren en bewaken incassotrajecten; bewaken van liquiditeitsaldi, rapporteren van bijzonderheden aan de leidinggevende en doen van voorstellen t.a.v. aanpassing betaaltermijnen (in- en uitgaande geldstroom).	aantal debiteurendagen; efficiency betaalgedrag: aantal crediteurendagen; aantal aanmaningen.
In-/externe informatie-uitwisseling	verstrekken van informatie aan en beantwoorden van vragen van medewerkers over de salarisberekening, inhoudingen e.d.; aanmaken/invullen formulieren van (wettelijke) instanties; bespreken klachten/input van klanten (tijdens incassotrajecten), doen van voorstellen t.a.v. de financiële afwikkeling, zorg dragen voor terugkoppeling en uitvoering naar klanten.	tevredenheid ontvangers informatie.

Bezwarende omstandigheden

• Eenzijdige houding en belasting van de oog- en rugspieren bij het werken met de computer.

Competentieprofiel

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

• MBO niveau 4 / HBO werk- en denkniveau;
• kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking (financiële pakketten.

Competenties / gedragsvoorbeelden

Betrouwbaar / Integer:

• gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
• heeft de moed achter zijn daden te staan.

Initiatief nemen:

• begint uit zichzelf, wacht niet af;
• heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
• kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
• ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Betrokkenheid:

• is trots op zijn bedrijf en de eigen bijdragen daarin;
• spreekt positief over zijn bedrijf;
• voelt zich prettig bij de waarden en normen van het bedrijf.

Analytisch:

• staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
• heeft een scherp oordeelsvermogen;
• onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
• redeneert logisch en consistent.

Zelfstandig:

• heeft nauwelijks begeleiding nodig, weet wat hij wanneer en hoe moet doen;
• lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op;
• pakt zelf nieuwe werkzaamheden op.

Algemene begrippen

• Bedrijfsfunctie

  de functie die in een bepaalde onderneming door de werkgever is vastgesteld en beschreven, waarbij de belangrijkste taken en ver­antwoordelijkheden zijn vastgelegd, waar mogelijk aangevuld met resultaatindicatoren, vereiste kennis en ervaring en competenties.

• Referentiefunctie

  een voorbeeldfunctie gebaseerd op in de bedrijfstak voorkomende functies en die, in een bepaalde relatie met andere referentiefuncties, in het Register Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca is opgenomen.

• Functie-indeling

  het vergelijken van de inhoud van een bedrijfsfunctie met de inhoud van een referentiefunctie (‘plussen’ en ‘minnen’), wat leidt tot een juiste indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

• Functiefamilie

  een verzameling referentiefuncties die door het soort werkzaamheden / de focus van de functie verwant zijn.

• Functiegroep

  groep waarin de bedrijfsfunctie wordt ingedeeld na vergelijking met één of meer referentiefuncties. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies.

• NOK

  de afkorting van Niveau Onderscheidende Kenmerken. Een NOK matrix geeft een overzicht van de kenmerken waarin functies in een reeks qua niveau van elkaar verschillen. De niveauverschillen zijn expliciet gemaakt op basis van specifieke aspecten/criteria. Ten grondslag aan een NOK ligt normaliter één functieomschrijving, zijnde de uitwerking van het middelste niveau van een reeks van drie functies, of de zwaarste bij een reeks van twee functies.

• IHM

  de afkorting voor IndelingsHulpMiddel. Dit betreft een ‘light’-variant van een NOK. In een IHM is aangegeven welke aspecten bepalend zijn, wil een functie lichter (groep lager) danwel zwaarder (groep hoger) zijn dan hetgeen omschreven is in de bedrijfs- of referentiefunctie-omschrijving.

Begrippen binnen de functieomschrijving

• Kenmerken van de referentiefunctie

  toelichting ter verkrijging van een beeld over de context waarbinnen de referentiefunctie opereert. Hierbij kan men denken aan een typering van de organisatie- en/of (sub)afdeling, specifieke kaders (b.v. wet- & regelgeving, beleid vanuit andere discipline), contacten / samenwerking (intern / extern), rol en bijdrage van de functie, afbakening, complicerende of vereenvoudigende factoren (hulpmiddelen), specificatie verantwoordelijkheid etc.

• Organisatie (direct leidinggevende)

  Hier wordt aangegeven of er sprake is van een vakinhoudelijk of een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

  • vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke vraagstukken van niet routinematige aard. De zelfstandigheid en benodigde inhoudelijke expertise van de functiehouder wordt hierdoor beperkt.
  • niet-vakinhoudelijk leidinggevende: de functiehouder kan niet / slechts in beperkte mate terugvallen op de leidinggevende aangaande inhoudelijke aangelegenheden. Dit stelt eisen aan de mate van zelfstandigheid en inhoudelijke expertise van de functiehouder.

• Organisatie (geeft leiding aan)

  Het aantal medewerkers waaraan direct en indirect leiding gegeven wordt. Hierbij wordt een bandbreedte van het aantal mensen gegeven (geen fulltime equivalenten (fte’s)). Er worden drie soorten leidinggeven onderscheiden.

  Een medewerker is een persoon die werkzaamheden (parttime danwel fulltime) onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende uitvoert al dan niet in loondienst waaronder leerlingen en/of stagiaires.

  Om het aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven te bepalen dient men uit te gaan het aantal medewerkers in het hoogseizoen.

  Hiërarchisch leidinggeven: indien de functievervuller verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en beleid binnen zijn afdeling, zorgt voor werkverdeling, sociale maatregelen e.d., (mede) beslissingsbevoegdheid heeft bij aanname, beoordeling e.d. en gebruik kan maken van gezagsmiddelen (met sancties, bevoegdheid om in te grijpen).

  Functioneel leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegd­heid heeft om bepaalde medewerkers (veelal tot een andere organisatorische eenheid behorende) aan te sturen bij bepaalde activiteiten, evt. toezicht uitoefent op de uitvoering van e.e.a. en geen gebruik kan maken van gezagsmiddelen (geen sancties).

  Vaktechnisch leidinggeven: indien de functievervuller (tijdelijk) de gedelegeerde bevoegdheid heeft om bepaalde medewerkers vanuit het eigen vakgebied aan te sturen bij bepaalde activiteiten. De functievervuller is een vakspecialist en geeft vaktechnische aanwijzingen en instructies hoe iets moet worden gerealiseerd, oefent toezicht uit opdat opdrachten vaktechnisch naar behoren worden uitgevoerd en wordt eventueel betrokken bij selectie, beoordeling e.d., in vaktechnische zin. Hij/zij kan geen gebruik maken van gezagsmiddelen (geen sancties) (b.v. een 1e medewerker).

• Resultaatgebied

  Een resultaatgebied betreft een logische clustering van kerntaken, vaak gebaseerd op het procesverloop binnen een functie. Het betreft een afgebakend deel van een functie waarvoor een expliciet resultaat vastgesteld en bereikt kan/moet worden.

• Resultaatindicator

  Geeft aan wat de aspecten zijn die bij het realiseren van resultaat van belang zijn. M.a.w. criteria aan de hand waarvan een oordeel over het presteren op het resultaatgebied onderbouwd kan worden. Op basis van resultaatindicatoren kunnen concrete doelen worden geformuleerd.

• Kerntaken

  Een concrete (niet uitputtende) opsomming van de belangrijkste activiteiten / werkzaamheden die de functiehouder moet verrichten om het gewenste resultaat te bereiken.

• Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  Een opsomming van de vereiste kennis en vaardigheden (de door een medewerker geleverde input) die van belang zijn voor een adequate uitoefening van de functie.

• Competenties / gedragsvoorbeelden

  Voor de adequate uitoefening van de functie beïnvloedbare / ontwikkelbare gedragskenmerken, uitgewerkt in gedragsvoorbeelden.

• Bezwarende omstandigheden

  Omstandigheden in functies, die fysisch en/of psychisch belastend zijn dan wel bepaalde gevaren voor de functievervuller met zich meebrengen. Bezwarende omstandigheden worden alleen opgenomen indien zij bij de uitoefening van de functie een substantiële factor vormen.